“海牙认证”通常是附加证明书的通俗说法。准备办理时，先确认文件在哪里出具、将交给哪里、对方具体要什么，不要只说“我要做一份认证”。本文以中国内地文件送往境外使用为主，境外文件来华的办理机关需要另行确认。
名单上有国家名称，还要看什么
应核对公约是否已对相关国家生效，以及中国与该国之间的适用关系、领土范围等说明。HCCH状态表专门区分加入与生效，不能把加入日期直接当作可以使用的日期。HCCH公约状态表
对具体文件，还要向接收机构问清是否需要附加证明书、接受哪一种证明形式。学校网申、公司登记与法院提交，即使用文国家相同，也不宜共用一份未经确认的要求。
办理前核对五项信息
- 出具地：文件来自中国内地、港澳台还是外国，先分清管辖。
- 使用地：填写实际接收国家和机构，不只写“海外”。
- 文件类型：原始证书、涉外公证书或其他证明文书。
- 语言形式：译成什么语言，译文是否需装订、另附或指定译者。
- 提交方式：纸质原件、扫描件、电子文件以及所需份数。
这是一份沟通提纲，具体受理材料请向外交部或其委托的地方外办确认。内地办证流程一般先准备符合要求的涉外公证书或其他证明文书，部分文书可直接申请。外交部申办说明
拿到证明书后怎样检查
建议先核对文书与证明书是否对应，再核对签发信息和编号，并保存完整扫描件。附加证明书核验可通过外交部指定系统进行，境外签发的则查询该国主管机关提供的核验渠道。外交部真伪核验说明
两个容易混淆的问题
附加证明书会审核申请资格吗？ 不会替接收机构完成资格审查。它确认相关印鉴、签名，不能证明你已满足学校录取、婚姻登记或工作许可的全部条件。外交部业务简介
外国文件来中国，也在国内申请吗？ 通常应从文件出具地的主管机关核对办理路径，不能把中国内地文件出境流程倒过来套用。
准备咨询时，把原文件、用文要求和递交日期放在一起。先确定路径与文件形式，再安排翻译和寄送，更容易避免重复制作。
准备办理，先把需求说明白
凌智提供材料整理、翻译及公证认证协办咨询。咨询时可先说明使用国家、文件名称和接收机构要求，再确认服务范围与费用；正式公证及认证文书由有权机构出具。